Малко бизнеси се събуждат една сутрин и решават, че им трябва ERP система. Обикновено започва с нещо по-малко — число, което не се връзва, справка, чието изготвяне отнема твърде дълго, въпрос, на който никой не може да отговори бързо. Ако някой от петте признака по-долу ви звучи познато, си струва да се спрете и да си зададете въпроса дали проблемът наистина е в усилията, или в системата, върху която работи бизнесът ви.
Не знаете реалния си марж, докато не минат седмици от продажбата
Това е най-често срещаният признак и често — най-скъпият. Покупната цена, разходите за доставка, опаковането, обработката и таксите за плащане обикновено се пазят в отделни фактури и таблици — така продукт или услуга, които на хартия изглеждат с добра надценка, се оказват с много по-малък реален марж, след като всички разходи бъдат преброени правилно. Това не е ограничено до определен тип бизнес: магазин, който поема разходи за доставка, без да ги преизчислява в цената; услуга, която подценява реално отделеното време за работа; търговец на едро, който не отчита условията на плащане и таксите за обработка — моделът е един и същ навсякъде. Разходите са реални и вече се плащат — просто не се свързват обратно с конкретната продажба, към която принадлежат, което означава, че никой не знае истинското число, докато вече не е късно да се предприеме нещо.
Екипът ви въвежда едни и същи данни по три-четири пъти
Продажбата се въвежда във фактурираща програма, после отново в счетоводна таблица, после отново в списък със стоки — ръчно, всеки път, от някого, който би могъл да върши нещо по-полезно. Това не е просто загубено време — тук се промъкват и малки грешки, докато накрая инвентаризация или банково равнение не се разминат, а никой не може да каже точно защо.
Отчитането на ДДС и НАП се превръща в месечна треска
Ако приключването на счетоводството означава някой да прекара няколко дни в събиране на данни от пет различни файла преди срока за подаване, това не е проблем с дисциплината — това е проблем със системата. Информацията съществува някъде в бизнеса, просто е разпръсната на места, които не си комуникират, което означава, че всеки отчетен период започва отначало, вместо да се надгражда върху данни, вече правилно въведени от самото начало.
Никой не знае реалните складови наличности без обаждане до склада
Решенията за презареждане на стока, обещаване на срок за доставка или приемане на голяма поръчка често зависят от това някой физически да провери рафт или да се обади на колега, вместо да разчита на актуални, надеждни данни. Това забележимо се влошава в момента, в който бизнесът работи от повече от едно място — недостиг на едно място и излишък на друго могат да съществуват едновременно седмици наред, невидими за онзи, който взима решения за снабдяване.
Растежът затруднява нещата, вместо да ги улеснява
Това е признакът, който изненадва собствениците на бизнес, защото растежът би трябвало да се усеща като победа. Но ако нови служители се наемат основно, за да управляват административната тежест на растежа — повече фактури за обработка, повече равнения, повече справки за изготвяне — вместо да обслужват повече клиенти или да произвеждат повече работа, бизнесът харчи растежа си за триене, а не за резултат.
Никой от тези пет признака не означава, че бизнесът прави нещо погрешно. Те просто са това, което се случва, когато растящ бизнес надрасне инструментите, с които е започнал — обикновено комбинация от таблици, самостоятелен софтуер за фактуриране и ръчни навици, които са работили добре при по-малък мащаб. Платформи като Odoo.com съществуват точно затова — да обединят тези отделни части — продажби, склад, счетоводство — в една свързана система, така че подобни проблеми да бъдат забелязани навреме, а не открити впоследствие.
Ако два или три от тези признаци ви звучат познато, обикновено си струва кратък, честен разговор вместо гадаене: запишете си безплатна консултация с VitoshaBG и получете ясен отговор какво всъщност се случва.